Vuonna 2017 voimaan tullut rahanpesulaki pyrkii estämään rahanpesua ja terrorismin rahoitusta. Lain suurimmat velvoitteet koskevat ns. ilmoitusvelvollisia, kuten pankkeja, vakuutusyhtiöitä ja asianajotoimistoja. Asunto-osakeyhtiöitä laki koskee lähinnä tosiasiallisia edunsaajia koskevien velvoitteiden kautta, joiksi katsotaan hallituksen jäsenet.
Taloyhtiöt kohtaavat rahanpesulain velvoitteita erityisesti asiakkaan roolissa, esimerkiksi hakiessaan lainaa tai ostaessaan palveluja. Ilmoitusvelvollisten on tällöin suoritettava asiakkaan tunnistaminen ja arvioitava rahanpesuriskiä. Pankkien ja isännöintiyritysten pyytämät tietopyynnöt ovat herättäneet keskustelua, erityisesti kun isännöintiyritykset, jotka tarjoavat kirjanpitopalveluja, katsotaan myös ilmoitusvelvollisiksi.
Hallitus vastaa edunsaajavelvoitteiden täyttämisestä, mutta käytännössä tehtävät usein siirretään isännöitsijälle. Taloyhtiön kannattaa antaa pyydetyt tiedot laissa edellytetyssä laajuudessa, kuitenkaan rikkomatta tietosuojalainsäädäntöä. Lain tarkemmat ohjeet löytyvät aluehallintoviraston (AVI) ohjeistuksesta.
Isännöintitoimiston tulee varmistaa asiakkaidensa henkilöllisyys ja ymmärtää heidän taustansa. Tämä koskee erityisesti taloyhtiön hallitusten jäseniä, joilla on päätäntävaltaa. Tuntemisprosessin tavoitteena on, että yritykset tuntevat asiakkaansa ja näiden taustan siten, että epäilyttävästä toiminnasta voidaan ilmoittaa viranomaisille.
Käytännössä KYC-prosessi tarkoittaa taloyhtiöiden hallitusten jäsenten tunnistamista ja henkilötietojen ajantasaista päivittämistä koko asiakassuhteen ajan. Prosessi lisää läpinäkyvyyttä ja auttaa estämään rahanpesua ja terrorismin rahoittamista
Isännöintitoimiston tehtävänä on varmistaa, että lakeja ja velvoitteita noudatetaan. Aura Isännöinti Oy hoitaa velvoitteensa käyttämällä tähän tarkoitukseen suunniteltua Visman ohjelmistoa.
Rahanpesulain noudattaminen on keskeinen osa vastuullista isännöintiä. Hyvin hoidettu tuntemisprosessi ja yhteistyö taloyhtiöiden kanssa lisäävät luottamusta ja vähentävät riskejä.
- Hallituksen jäsenet voivat tehdä osuutensa vastaamalla isännöintitoimiston lähettämiin kyselyihin ajoissa.
- Henkilötietojen ajantasaisuus on tärkeä osa taloyhtiön toimintaa.
- Koko hallituksen tulee olla tietoinen lakisääteisistä velvoitteista ja niiden vaikutuksesta toimintaan.
Lisätietoja tarvittaessa antaa
Mika Varpula
mika.varpula@auraisannointi.fi
045 108 9418
